시설 관리팀 일일업무일지, 간편한 관리 방법

🤔 시설 관리팀에서는 직원들이 매일 수행한 작업을 일일업무일지로 보고하고 있습니다.

시설 유지·보수를 담당하는 직원들이 여러 현장을 돌아다니며 작업하다 보니, 관리자로서 일일업무일지를 취합하고 내용을 확인하는 일이 쉽지 않습니다. 직원들이 업무일지를 미처 제출하지 않는 경우도 많아, 매번 개별적으로 요청해야 하는 번거로움이 발생합니다.

게다가 시설 점검, 유지·보수 등의 업무 특성상 사진이나 문서로 작업 결과를 기록해야 하는데, 이를 메일이나 메신저로 받아 일일이 정리하는 과정이 비효율적입니다.

시설 관리팀의 업무 특성에 맞게 일일업무일지 제출과 관리가 간편해지는 방법이 있을까요?

 

🙆 시설 관리팀의 일일업무일지를 간편하게 관리하고 싶으신가요? 샤플에서는 가능합니다!

샤플의 [보고서] 기능을 활용하면 시설 관리팀의 업무 특성에 맞는 일일업무일지를 손쉽게 만들고 관리할 수 있습니다. 직원들은 모바일로 간편하게 업무일지를 작성하고, 관리자는 실시간으로 제출된 업무일지를 확인할 수 있어 보고 과정이 수월해집니다.

샤플과 함께 효율적인 시설 관리 업무 관리를 시작해보세요!

 

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1. 이런 분들께 추천합니다!

• 시설 관리팀 직원들이 각 현장에서 개별적으로 업무를 진행해 보고서를 취합하기 어려운 관리자님

• 업무일지 제출을 누락 없이 관리하고 싶은 관리자님

• 점검·보수 내역을 데이터로 정리하여 효율적으로 관리하고 싶은 관리자님

 

 

2. 시설 관리팀의 일일업무일지를 간편하게 관리하는 방법

기존 업무 보고 양식을 그대로 디지털화

샤플에서는 회사의 기존 보고서 양식을 그대로 반영할 수 있습니다.

체크리스트, 텍스트 입력, 사진 첨부 등 다양한 입력 항목을 활용해 시설 점검·보수 업무에 맞춘 일일업무일지를 생성할 수 있습니다.

 

또한, 작업 유형별로 보고서 양식을 따로 설정할 수 있어 점검, 유지보수, 긴급수리 등 업무별 맞춤 보고서를 만들 수도 있습니다.

 

업무일지 작성은 모바일로 간편하게

시설 관리 직원들은 각 현장을 돌아다니며 업무를 수행하기 때문에 실시간 보고가 어려운 경우가 많습니다. 샤플에서는 모바일로 바로 업무일지를 작성하고 제출할 수 있어 보고 누락을 줄일 수 있습니다.

 

또한, 작업 완료 후 시설 점검 내역을 사진으로 남기거나 보수 기록을 문서로 첨부하여 현장의 상황을 정확하게 보고할 수 있습니다.

 

만약 직원이 업무일지 제출을 잊었더라도, 샤플에서는 퇴근 전 자동 알림을 제공해 제출을 놓치는 일이 없도록 지원합니다.

 

제출된 업무일지는 한눈에 확인 가능

이제 직원들이 제출한 업무일지를 별도로 취합할 필요 없이 실시간으로 확인하세요.

 

관리자는 대시보드에서 전체 직원의 보고서를 근무지별, 작업 유형별, 제출 상태별로 필터링하여 한눈에 확인할 수 있습니다.

또한, 특정 기간 동안 진행된 시설 점검 및 보수 내역이 필요하다면 기간을 설정해 해당 업무일지를 손쉽게 검색할 수 있습니다.

 

제출된 업무일지에 보완이 필요하거나 추가 설명이 필요한 경우, 직원과 직접 소통하지 않아도 샤플의 댓글 기능을 활용하여 피드백을 남길 수 있습니다. 또한 직원이 제출한 업무일지를 엑셀 및 PPT 형식으로 다운로드할 수 있어 손쉽게 관리할 수 있습니다.

 

3. 자주 묻는 질문

Q. 외근지에 방문하지 않고 일일업무일지만 작성할까봐 걱정이 됩니다. 직원이 정해진 근무지에서만 작성할 수 있도록 할 수 있나요?

A.  네, 가능합니다.

 

샤플에서는 서비스 내 등록된 근무지에서만 보고서 제출을 할 수 있도록 근무지에서만 제출 가능하도록 설정할 수 있습니다. 해당 기능은 직원이 보고서 작성버튼 클릭할 당시의 GPS를 확인해 근무지 내에 있을 경우에만 작성할 수 있도록 합니다.

 

 

시설 관리팀에서는 매일 반복적으로 점검과 유지보수 업무가 진행되므로, 정확하고 체계적인 업무 보고 시스템이 필수적입니다.

 

샤플의 [보고서] 기능을 활용하면 시설 점검 및 유지보수 보고서를 체계적으로 관리하고, 업무 효율을 높일 수 있습니다.

 

샤플을 통해 시설 관리팀의 업무 보고 방식을 스마트하게 바꿔보세요!